ブースガイド
搬入から撤収まで
ブース一日の荷物管理。
制作・運営について
配置をどれだけうまく組んでも、それを会場まで運び、立て、一日を持たせ、また詰めて帰る過程が残ります。配置が崩れる原因の多くは、配置案そのものではなくこの過程にあります。以下は荷物を数える単位から撤収の時間配分まで、ブースの一日を物理的に回すための部分を整理した内容です。
1. 荷物は品目ではなく箱単位で数える
持ち物リストはたいてい品目単位で作られます。ところが実際に運ぶのは品目ではなく箱やバッグです。リストに三十行あっても、それが箱二つなのか五つなのかによって、移動方法も所要時間もまったく変わります。
そこでリストを作り終えたあとにもう一度整理し、各項目がどの箱に入るのかを書いておくとよいでしょう。箱ごとに番号をつけ、中身を外側に書いておけば、現場で必要な物を探すために三つの箱を全部開けることがなくなります。かさばるバナーや什器は箱に入らないので、別項目として数える必要があります。
2. 重さより先に問題になるのは手の数
荷物を用意するときは重さを気にしますが、実際に足を引っ張るのは一度に持てる個数です。人の手は二つで、そのうち一つはドアを開けたりチケットを出したりするのに使わなければなりません。重くない箱四つが、重い箱二つよりはるかにつらくなるのはここです。
そのため荷物は重さを減らすより個数を減らす方向で整理するほうが効果的です。キャスター付きのキャリー一つにできるだけまとめ、残りを背負う形が最も安定します。手に持つ荷物はできるだけ一つに抑えてください。複数人で参加するなら、誰が何を持ってくるかを事前に分けておかないと、同じ物が二つ来たり、誰も持ってこなかったりします。
3. 設営は後ろから前へ、大きい物から
設営の順序には、ほぼ正解といえる規則が一つあります。後ろと大きい物を先に置き、前と小さい物を後に置くことです。逆にすると、小さなグッズを全部並べた状態でバナーを立てるためにテーブルの後ろへ入ることになり、その過程ですでに置いた物に触れてしまいます。
具体的には、テーブルクロスをかけ、バナーや後ろの構造物を立て、什器を載せ、最後にグッズと値段表を配置する順になります。この順序を守れば、各段階で前の段階をやり直すことはほとんどありません。
設営時間は思ったより短く設定されていることが多いものです。初参加なら、配置をあらかじめ決めておいてそのとおりに移す方式が安全です。現場でゼロから考え始めると時間はあっという間になくなり、急いで作った配置はたいてい一日中そのままです。
4. テーブルの下こそ本当の収納
空き箱と補充用の在庫、個人の荷物は一日中どこかに置かれることになります。ブース裏の通路に置けばたいてい主催者から片付けるよう言われますし、隣のブースの邪魔にもなります。残る場所はテーブルの下だけです。
そのためテーブルクロスの長さが実質的な収納条件になります。前面が床まで下りる布を使えば下の空間をそのまま倉庫として使え、短ければ箱がそのまま見えてしまいます。ただし下を埋め尽くすと足を置く場所がなくなるので、よく取り出す補充在庫は手の届く内側の一区画に置き、残りを奥へ押しやる形で分けておくとよいでしょう。
5. 一日の途中で必ず一度は崩れる
朝に仕上げた配置は午後までそのまま保たれません。よく売れる品が抜けて前列が空き、客が手に取って戻す過程で角度がずれ、補充しながら順序が混ざります。これはミスではなく正常な消耗です。
そこで一日の途中に整える時間をあらかじめ計画に入れておくとよいでしょう。人が減る時間帯に五分ほど使って前列を埋め直し、倒れた物を立て、完売した場所を埋めれば、午後のブースも午前と近い状態を保てます。このとき朝に仕上げた配置を写真に撮っておけば復旧がずっと速くなります — 何がどこにあったかを記憶に頼らずに済むからです。
6. 撤収は設営の逆順ではない
撤収を設営の逆とだけ考えると時間が足りなくなります。設営のときは箱がいっぱいの状態から始めて空にしていきますが、撤収のときは売れた分だけ減った在庫と増えた私物、そして片付いていない残り物が混ざった状態から始めるからです。
撤収時間はたいてい設営時間より短く与えられ、同じ時間に全員が同時に動くため通路やエレベーターが詰まります。そのため締め切り直前から少しずつ準備を始めるほうが現実的です。後ろのバナーや使い終わった構造物は、販売に支障のない範囲で先にたたんでおけます。
残った在庫は朝に詰めてきたのと同じ方法で整理しておけば、次のイベントでそのまま使えます。逆に急いで適当な箱に押し込むと、次の準備は在庫の把握からやり直しになります。壊れやすいアクリルや印刷物はこのときに最も傷むので、緩衝材は捨てずに箱の中に残しておいてください。
7. 次のイベントのために残す記録
イベントが終わった直後に残す数行が、次の準備を大きく減らしてくれます。何が残って何が足りなかったか、持ってきたのに一度も使わなかった物は何か、どの場所で客の手が止まったか、といったことです。一日経つとほとんど思い出せません。
写真も同じ役割を果たします。仕上がった配置、午後に崩れた状態、撤収直前の様子をそれぞれ一枚ずつ残しておくだけで、次のイベントの配置案を組むときの根拠になります。BOOTHROOMでは、こうして確認した内容を反映して配置を組み直し保存できるので、記録と次の配置案を一か所で続けていけます。
頭の中の配置を、実際の寸法で確かめてみましょう
シミュレーターで配置してみる準備のための一般的な提案です。例は仮の条件で作成し、現場実験や売上効果を実証した資料ではありません。寸法、高さ制限、壁への取り付け、通路は主催者の最新規定を優先してください。